Titolare del trattamento

CEFPAS – via Giuseppe Mulè n. 1, 93100 – Caltanissetta cefpas@legalmail.it

D.P.O.

Raggiungibile all’indirizzo: dpo@cefpas.it

Responsabile del trattamento

Il Titolare del trattamento ha designato la EBSCO Information Services s.r.l. con sede legale in via Gressoney n. 29 B 10155 Torino PEC: ebscoinformationservices@legalmail.com, quale Responsabile del trattamento per la fornitura e gestione delle banche dati bibliografiche accessibili tramite TARA, nonché per la gestione tecnica del sistema di autenticazione da remoto, basato su piattaforma OpenAthens/JSL, debitamente nominata Sub-Responsabile del trattamento da parte di EBSCO, per quanto concerne il sistema di autenticazione necessario per accedere alla piattaforma.

Finalità del trattamento

I dati personali degli operatori del Servizio Sanitario Regionale (SSR) (medici, infermieri e altri professionisti sanitari, dipendenti o convenzionati delle Aziende del SSR) che utilizzano TARA e le risorse documentali collegate (banche dati sanitarie, Point of care tools (POC) e altre risorse bibliografiche e strumenti di supporto decisionale clinico definite “Aree tematiche”) sono trattati dal CEFPAS nell’ambito delle proprie funzioni istituzionali di supporto e formazione del personale sanitario regionale.

TARA è uno strumento digitale centralizzato, sviluppato e gestito dal CEFPAS, che ha la finalità di garantire agli operatori sanitari del SSR un accesso agevole e gratuito a informazioni scientifiche aggiornate, banche dati biomediche (ad esempio MEDLINE Complete, CINAHL Complete, Cochrane Collection Plus etc.), strumenti di supporto alle decisioni cliniche presso il luogo di cura (ad esempio UpToDate, DynaMed, Dynamic Health) e contenuti formativi (percorsi di autoformazione, webinar e corsi), al fine di favorire la formazione continua, l’aggiornamento professionale e un’assistenza sanitaria basata sulle migliori evidenze disponibili.

L’accesso allo strumento TARA avviene tramite il sito https://tara.cefpas.it.

In particolare, i dati saranno utilizzati per:

Erogazione e gestione dei servizi TARA

–        attivazione e gestione degli account di accesso al portale;

–        autenticazione degli operatori del SSR e gestione dei profili di autorizzazione;

–        accesso alle risorse documentali elettroniche messe a disposizione (banche dati sanitarie, Point Of Care Tools, altre risorse bibliografiche).

–        gestione delle attività formative fruibili tramite TARA (ad es. percorsi di autoformazione, webinar e corsi), inclusa la registrazione della partecipazione e dell’eventuale riconoscimento di crediti ECM, nei limiti previsti dalla normativa in materia di formazione continua.

Supporto, manutenzione e sicurezza dei sistemi

–        funzionamento tecnico del portale e dei sistemi di autenticazione, inclusi quelli erogati tramite EBSCO/OpenAthens;

–        tracciamento tecnico degli accessi e delle attività strettamente necessarie alla sicurezza dei sistemi, alla verifica del corretto utilizzo dei servizi e alla prevenzione di accessi non autorizzati.

Monitoraggio, statistiche e analisi dei bisogni formativi (profilazione)

–        analisi dell’utilizzo del portale e delle banche dati (numero di accessi, tempi di utilizzo, tipologia di contenuti consultati, ecc.), anche in forma aggregata;

–        elaborazione di statistiche per struttura, profilo professionale, area disciplinare, al fine di analizzare la domanda di informazione scientifica e i bisogni formativi degli operatori del SSR;

–        realizzazione di un sistema di profilazione degli utenti basato su un set minimo di dati (es. professione, struttura di appartenenza, area/disciplina, eventuali altre variabili di contesto), esclusivamente per orientare e migliorare l’offerta formativa e documentale del CEFPAS.

Comunicazioni istituzionali correlate ai servizi TARA

–        invio di comunicazioni inerenti al funzionamento del portale TARA, alle modalità di accesso alle risorse EBSCO e UpToDate, ad aggiornamenti o variazioni del servizio;

–        invio di questionari di soddisfazione, indagini e richieste di feedback sull’utilizzo del portale e delle risorse documentali, finalizzati al miglioramento del servizio.

Natura dei dati

Nel contesto di TARA e dei servizi connessi, il CEFPAS può trattare le seguenti categorie di dati personali riferiti agli operatori del SSR:

·        Dati identificativi e di contatto;

·        Dati relativi al profilo professionale e all’utilizzo dei servizi;

·        Dati di utilizzo del portale e delle banche dati: log di accesso al portale (data e ora, risorse consultate, operazioni effettuate); log di autenticazione e accesso alle banche dati tramite EBSCO/OpenAthens; informazioni sull’utilizzo delle risorse elettroniche (numero di accessi, ricerche effettuate, tipologia di contenuti consultati, durata della sessione, ecc.), anche in forma aggregata per finalità statistiche;

·        Dati di connessione e di navigazione: indirizzo IP, identificativi del dispositivo, sistema operativo, browser utilizzato; informazioni tecniche necessarie alla gestione della sicurezza e al corretto funzionamento del portale; dati raccolti tramite cookie e tecnologie simili installati sul sito e sui siti dei fornitori (per maggiori dettagli si rinvia alle rispettive cookie policy);

·        Dati ulteriori trattati da Wolters Kluwer/UpToDate come Titolare autonomo: nel momento in cui si attiva un account personale UpToDate, ulteriori dati relativi alla sua attività sulla piattaforma (ad es. storico delle consultazioni, preferenze, impostazioni personali, informazioni per il rilascio di crediti formativi) saranno trattati da Wolters Kluwer / UpToDate in qualità di Titolare autonomo, secondo la propria informativa disponibile sulla piattaforma stessa.

Fonte dei dati

I dati personali trattati nell’ambito di TARA sono acquisiti:

·        direttamente presso l’interessato, in occasione:

–   della registrazione al portale TARA e della richiesta di attivazione delle credenziali di accesso;

–   dell’utilizzo dei servizi (accesso alle risorse, consultazione di contenuti, invio di richieste di supporto o feedback, compilazione di questionari e sondaggi);

·        da archivi interni del CEFPAS e/o da comunicazioni delle Aziende ed Enti del SSR di appartenenza, i quali, nell’ambito dei rapporti istituzionali in materia di formazione e aggiornamento del personale sanitario, possono trasmettere al CEFPAS elenchi di operatori e informazioni anagrafiche e professionali necessarie a:

–   verificare la legittimazione all’accesso ai servizi TARA;

–   aggiornare e rettificare, ove necessario, i dati già presenti nei sistemi del CEFPAS.

Per le medesime finalità di verifica e controllo di appartenenza al SSR della Regione Siciliana, il CEFPAS può effettuare un confronto (match) tra i dati forniti dall’interessato in fase di registrazione e le informazioni già presenti nei propri archivi o comunicate dalle Aziende/Enti del SSR.

Base giuridica

Il trattamento dei dati personali degli operatori del SSR che utilizzano il portale TARA e le risorse documentali collegate è effettuato dal CEFPAS ai sensi dell’art. 6, par. 1 lett. a) ed e), art. 3 del Reg. (UE) 2016/679, nonché dall’ art. 2-ter del D. Lgs. 196/2003, in quanto necessario per lo svolgimento di compiti di interesse pubblico e connessi all’esercizio di pubblici poteri attribuiti all’Ente.

In particolare, le principali basi giuridiche sono le seguenti:

·        art. 6, par. 1, lett. e) GDPR – esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri:

per le attività di progettazione, gestione ed erogazione dei servizi della Biblioteca digitale della salute della Sicilia “TARA”, di messa a disposizione delle banche dati e degli strumenti di supporto alle decisioni cliniche per il personale del SSR, nonché per le correlate attività di monitoraggio, valutazione, programmazione e miglioramento dell’offerta formativa e documentale.

Riferimento normativo: art. 20 comma 3 della legge regionale Siciliana n. 30 del 1993: […] Il Centro cura la realizzazione nelle unità sanitarie locali della Regione di una rete di documentazione e multimediale per l’aggiornamento professionale che comprende la messa a disposizione di accessi alle banche dati, la fornitura di materiale bibliografico e di sussidi audiovisivi e ogni altro servizio correlato […].

·        art. 6, par. 1, lett. a) GDPR – consenso dell’interessato:

–     eventualmente per specifiche iniziative ulteriori rispetto alle finalità strettamente connesse all’erogazione del servizio TARA (ad es. invio di comunicazioni informative non strettamente di servizio, newsletter, marketing o partecipazione a indagini non obbligatorie), nei casi in cui ciò sia richiesto dalla normativa applicabile. In tali casi il consenso è facoltativo, espresso in modo libero e specifico e revocabile in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti già effettuati.

La profilazione è svolta dal CEFPAS sugli operatori del SSR, mediante l’analisi di un set limitato di dati (es. profilo professionale, struttura di appartenenza, area di interesse, modalità di utilizzo delle risorse) al solo fine di comprendere i bisogni formativi e migliorare la qualità dei servizi TARA ed è effettuata nell’ambito di questa finalità di interesse pubblico e non determina decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati ai sensi dell’art. 22 GDPR.

Modalità del

Trattamento e

misure di

sicurezza

I suoi dati personali sono trattati, anche con strumenti elettronici, nel rispetto dei principi di cui all’art. 5 GDPR (liceità, correttezza, trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza).

Il trattamento avviene mediante:

• procedure informatiche di autenticazione e autorizzazione;
• sistemi di logging e monitoraggio degli accessi;
• misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 32 GDPR), finalizzate a prevenire la perdita, l’uso illecito o non corretto e l’accesso non autorizzato ai dati.

Il trattamento può essere effettuato da personale del CEFPAS espressamente autorizzato e istruito, nonché dai soggetti indicati al paragrafo seguente in qualità di responsabili del trattamento o titolari autonomi.

Il titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, ai sensi dell’art. 32 del GDPR, al fine di prevenire accessi non autorizzati, perdita, divulgazione o modifica non autorizzata dei dati personali.

Destinatari

I suoi dati personali possono essere comunicati a:

–        EBSCO Information Services s.r.l. in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, gestisce per conto del CEFPAS:

– i servizi documentali e le banche dati messe a disposizione attraverso TARA;

– il sistema di autenticazione da remoto basato su OpenAthens;

– i log di accesso e le statistiche d’utilizzo necessarie per l’erogazione e il miglioramento dei servizi documentali.

–        Wolters Kluwer / UpToDate – Titolare autonomo del trattamento
Per l’utilizzo della piattaforma UpToDate, resa disponibile tramite TARA, il CEFPAS comunica a Wolters Kluwer / UpToDate alcuni dati identificativi e di contatto degli operatori SSR necessari per:

–  abilitare l’accesso;

–  associare l’account personale dell’utente all’ente di appartenenza;

–  gestire l’eventuale riconoscimento di crediti formativi.

Wolters Kluwer / UpToDate tratta tali dati e i successivi dati di utilizzo della piattaforma in qualità di Titolare autonomo, per le finalità indicate nella propria informativa privacy (tra cui erogazione del servizio, miglioramento dei contenuti, analisi statistiche e, in alcuni casi, attività di marketing).
Per una descrizione completa dei trattamenti svolti da Wolters Kluwer / UpToDate, si rinvia all’informativa consultabile direttamente sul relativo sito.

–        Alle Aziende Sanitarie del SSR della Regione Siciliana, anche per il tramite dei Referenti aziendali e degli Uffici Formazione, per la verifica e l’aggiornamento delle informazioni relative all’appartenenza alla struttura che legittima l’accesso alla piattaforma.

Trasferimento all’estero

Nell’ambito dei servizi EBSCO e UpToDate, alcuni dati personali sono trattati su server e infrastrutture situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, in particolare negli Stati Uniti d’America e nel Regno Unito.

Nel rapporto con EBSCO, il trasferimento avviene in qualità di responsabile del trattamento, sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea ai sensi dell’art. 46, par. 2, lett. c) GDPR, integrate da opportune misure tecniche e organizzative.

Nel rapporto con Wolters Kluwer / UpToDate, il trasferimento avviene nell’ambito di un rapporto Titolare–Titolare, sempre sulla base delle Clausole Contrattuali Standard e delle misure di garanzia adottate dal fornitore.

Periodo di conservazione

I dati personali saranno conservati per un periodo non superiore a quello necessario al perseguimento delle finalità indicate e, in particolare:

• i dati di registrazione e di profilo saranno conservati per tutta la durata dell’abilitazione al servizio e, successivamente, per il tempo necessario a adempiere ad obblighi;
• i log di accesso e utilizzo del portale e delle banche dati saranno conservati per il periodo stabilito dalle policy interne di sicurezza informatica e di audit del CEFPAS, comunque nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione;
• i dati raccolti nell’ambito di questionari, sondaggi e indagini di soddisfazione saranno conservati per il tempo necessario all’analisi dei risultati in forma individuale e successivamente potranno essere anonimizzati per finalità statistiche.

Scaduti i termini di conservazione, i dati saranno cancellati o resi anonimi in modo irreversibile, salvo eventuali diversi obblighi di legge.

Esistenza di un procedimento automatizzato

I dati personali degli operatori del SSR che utilizzano il portale TARA non sono soggetti a processi decisionali interamente automatizzati che producano effetti giuridici che li riguardano o incidano in modo analogo significativamente sulla loro persona, ai sensi dell’art. 22 del Regolamento (UE) 2016/679.

Il CEFPAS svolge una forma di profilazione degli utenti di TARA, ai sensi dell’art. 4, punto 4, del Regolamento (UE) 2016/679, utilizzando un set limitato di dati (profilo professionale, struttura/azienda di appartenenza, area disciplinare, modalità di utilizzo delle risorse e tipologia di contenuti consultati), al solo fine di:

• analizzare i bisogni formativi e informativi degli operatori del SSR;
• programmare e migliorare l’offerta di servizi della Biblioteca Digitale della Salute e delle attività formative del CEFPAS;
• elaborare statistiche sull’utilizzo del servizio.

Tali analisi sono effettuate prevalentemente in forma aggregata o per gruppi omogenei di utenti e non sono utilizzate per valutare le prestazioni individuali dei singoli operatori né per assumere decisioni automatizzate ai sensi dell’art. 22 del Regolamento.

Ulteriori attività di profilazione (ad esempio per personalizzazione dei contenuti, analisi globali dell’utilizzo delle piattaforme, eventuali finalità di marketing o pubblicità comportamentale) possono essere svolte da Wolters Kluwer / UpToDate secondo quanto descritto nelle rispettive informative privacy rese direttamente da tali soggetti.

Conseguenze della mancata comunicazione dei dati

Il conferimento dei dati identificativi e professionali necessari per la registrazione e la gestione dell’account sul portale TARA, nonché per l’accesso alle banche dati EBSCO e ai contenuti UpToDate messi a disposizione tramite l’Ente, è necessario per consentire l’utilizzo del servizio.

In mancanza di tali dati, il Titolare non potrà attivare o mantenere le sue credenziali e non potrà utilizzare TARA e le risorse documentali correlate.

Il conferimento di dati ulteriori (ad es. risposte a questionari di soddisfazione, commenti, alcuni campi facoltativi del profilo) è facoltativo; il mancato conferimento comporterà unicamente l’impossibilità di tenere conto di tali informazioni per le finalità specifiche (es. perfezionamento dei servizi, analisi più accurate dei bisogni formativi), senza ulteriori conseguenze sulla possibilità di utilizzo di TARA.

Diritti dell’interessato

Relativamente ai dati oggetto del trattamento, l’interessato può, in qualsiasi momento, esercitare i diritti previsti dagli artt. 15 “diritto di accesso dell’interessato”, 16 “diritto di rettifica”, 17 “diritto alla cancellazione”, 18 “diritto di limitazione al trattamento”, 20 “diritto alla portabilità dei dati”, 21 “diritto di opposizione”, 22 “processo decisionale automatizzato”, del regolamento UE 2016/679 nei limiti ed alle condizioni previste dall’art. 12 del regolamento stesso.

Lei ha il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca. La revoca del consenso non incide sulla fruizione dei servizi TARA per le attività fondate su altre basi giuridiche ma potrà comportare l’impossibilità di proseguire le sole attività che presuppongono il consenso.

La richiesta deve essere inoltrata all’ufficio protocollo del CEFPAS di Caltanissetta all’indirizzo via Giuseppe Mulè n. 1, 93100 Caltanissetta, oppure tramite PEC all’indirizzo: cefpas@legalmail.it

Reclamo al Garante

L’interessato può proporre reclamo al garante della protezione dei dati ai sensi dell’art. 77 del regolamento UE 2016/679.